Anche se viviamo in un mondo in cui lo spreco di tempo non è più contemplato e si ricorre sempre più spesso ai messaggi veloci piuttosto che alla telefonata, sul luogo di lavoro è ancora di uso piuttosto comune e necessario. Sono quindi qui oggi per darti qualche dritta di galateo per essere educato ed impeccabile al telefono.
–Per prima cosa, nel telefonare e anche nello scrivere, è opportuno salutare e augurare il buongiorno/buonasera;
–Successivamente ci si presenta, specificando anche il nome dell’azienda per la quale si sta effettuando la chiamata, solo in seguito si chiederà della persona che stiamo cercando;
-Non è mai consigliato iniziare la telefonata con delle scuse, anche un semplice “Scusi il disturbo” ti metterà infatti, immediatamente, in una posizione sbagliata, di difetto e fastidio agli occhi del tuo interlocutore;
–L’orario della telefonata, ad eccezione del rapporto stretto (familiari, fidanzati e amici) dove il limite del tempo non esiste, deve essere tra le 9.30 del mattino e le 21.30. Per quanto riguarda le ore pasti, essendo spesso le uniche in cui le persone sono reperibili, si possono utilizzare, ma sarà ovviamente cura di chi chiama chiedere se il cliente contattato ha disponibilità di tempo;
-Ti ricordo che la soluzione per non essere disturbati, durante le ore pasti o comunque ogni volta in cui lo riteniamo necessario, è spegnere o silenziare il telefono (cosa che ti consiglio di fare anche durante le cerimonie o quando ti trovi in luoghi in cui ricevere una chiamata sarebbe inopportuno);
–Se hai poco tempo da dedicare alla telefonata (che sia in entrata o in uscita) dichiaralo subito, all’inizio della conversazione, così da non risultare scortese quando deciderai di dover riagganciare, oppure avvisa che richiamerai il prima possibile e ricordati di farlo;
-Quando fai telefonate di cortesia, per ricordare ai clienti un appuntamento, ricorda loro anche la documentazione da portare e ciò che devono già aver eventualmente fatto/preparato prima del vostro incontro (manda anche una mail o un messaggio contenente la lista necessaria);
-Evita di contattare la stessa persona per lo stesso argomento in tempi ravvicinati, controlla quindi gli esiti dei contatti precedenti ed elimina il cliente dalla lista, se già sentito in precedenza per il medesimo motivo;
-Evita anche di rispondere male a colui che ti telefona dalla stessa compagnia e per lo stesso motivo, il giorno dopo aver ricevuto la stessa medesima chiamata; educatamente spiega l’accaduto e chiedi di essere tolto dalla lista di quel tipo di contatto; se questo tipo di telefonata continua puoi fare un reclamo o bloccare il numero/i numeri dai quali vieni continuamente disturbato;
-Non è consigliato dal galateo farsi precedere da una segretaria solo per avvisare “le passo il signor…” risulta a prescindere poco cortese e non lascia tempo per le eventuali repliche;
-Se si riceve una telefonata quando si è in compagnia altrui ci si deve scusare e chiedere il permesso di rispondere, cercando poi di rimanere in linea per il minor tempo possibile, se si è con dei clienti consiglierei di utilizzare messaggi istantanei, come ad esempio “non posso rispondere la contatterò al più presto” per doverti distrarre soltanto per un attimo dalle persone che ti trovi davanti;
–Se sbagli numero chiedi scusa con gentilezza, indicando il numero composto, così da poterlo controllare e non commettere nuovamente errori; se ricevi una telefonata di questo tipo l’affronterai nel medesimo modo, controllando con gentilezza il numero e salutando prima di riagganciare;
–Non fare telefonate inutili in mezzo alla gente ed evita sempre di parlare a voce troppo alta;
-Chiama persone sul loro posto di lavoro per cose private soltanto in caso di necessità;
–Cerca sempre di essere breve e chiaro, non perdere tempo nello spiegare dettagli inutili ed evita di annoiare il tuo interlocutore;
-Infine fai attenzione e dai il tuo numero privato con parsimonia e buonsenso.
